Samara Portal Technology, Computers

Самарский портал "Технологии, компьютеры"

Поглядел бы ты, товарищ, на себя со стороны.

В. Высоцкий

Насколько заказчик готов доверять стороннему исполнителю? Насколько готов исполнитель нести ответственность перед заказчиком? И главное – в чём смысл перевода на аутсорсинг задач, с которыми справляется собственная ИТ-служба?

Заказчик может испытывать невыносимые трудности с печатью, если в штате у него нерадивые «специалисты». И тогда он сам будет искать аутсорсинг.

А может не испытывать трудностей совсем. Но это совсем не значит, что его служба работает оптимальным образом, и что передача печати на аутсорсинг не даст эффекта.

В любом случае заказчику крайне желательно понимать каковы его затраты на печать, иначе ему не с чем будет сравнивать предложение, исходящее от специализированной компании. Однако, по словам менеджера по продажам компании SoftLine Александра Побидаша, около половины компаний не знают своих затрат на печать, и первое с чего начинается работа, это проведение аудита. По результатам которого заказчики чаще всего бывают удивлены размерами собственных затрат.

По его же словам сейчас чаще стали появляться новые компании, создаваемые с нуля и начинающие с голых стен, перед которыми стоит выбор: покупать оборудование или арендовать. Большинство из них склоняются к «настоящему» («полному») аутсорсингу, когда в бухгалтерии ежемесячные затраты на печать отражаются одной строкой в зависимости от количества напечатанных листов. Также по его словам под аутсорсингом понимается именно такое положение дел, когда заказчик не пропускает через свою бухгалтерию амортизацию оборудования, расходные материалы, запчасти, отдельные услуги по ремонту: только один акт и счёт на оплату, в котором одна строка. Здесь можно говорить о том, что вместе с аутсорсингом собственно печати исполнитель берёт на аутсорсинг и ту часть бухгалтерского учёта, которая связана с обеспечением печати.

Директор компании AxusPrintService Евгений Николаев представил наглядный перечень того, что нужно, чтобы печатать.

Какой аутсорсинг печати предлагают на российском рынке. Статья Владислава Боярова.

Передача заказчиком в обслуживание парка собственной техники, при котором оплата пропорциональна количеству распечатанных листов, на жаргоне поставщиков услуг называется покопийным контрактом.

Однако можно сказать и так, что аутсорсинг, это вид услуги, а покопийный контракт – форма оплаты.

Представители поставщика услуг сходятся в том, что аутсорсингом интересуются зрелые компании, но понимать это можно как угодно, например, что компания просто дозрела до использования аутсорсинга.

Уже упомянутый аудит сводится не только к подсчёту затрат компании на печать – анализируются процессы, задаются вопросы, предлагаются решения. Например:

  • Запрет печати электронных писем. Я лично видел как в школах, которые вечно жалуются на недостаток государственного финансирования, секретарь распечатывала все входящие письма и несла к директору, потому что директору так было привычнее, чем читать с экрана. Конечно, когда такое исходит от руководителя, никакие рекомендации не помогут, но в остальных случаях вполне.
  • Запрет цветной печати для определённых категорий документов. Сюда же входит запрет отправки этих документов на цветные принтеры.
  • Запрет личной печати.
  • Распечатка в руки пользователя. Это одна из наиболее интересных функций. Пользователь авторизуется с помощью PIN-кода или RFID-метки, видит на экране МФУ все отправленные на печать задания, выбирает те из них, которые он не передумал распечатывать и тут же забирает распечатки. На фото эту возможность демонстрирует директор компании AxusPrintService Евгений Николаев.

Какой аутсорсинг печати предлагают на российском рынке. Статья Владислава Боярова.

Помните лотки для распределения отпечатков разным группам пользователей, которыми ощетинивались все серьёзные аппараты?

Какой аутсорсинг печати предлагают на российском рынке. Статья Владислава Боярова.

Всё, печать документов в руки сделала их ненужными.

  • Печать на двух сторонах листа для определённых категорий документов.
  • Использование принтеров, оптимально подобранных для объёма и типа печати. Следует отметить, что эта, как и остальная оптимизация, в том числе позволяет экономить электроэнергию, о чём заказчики задумываются совсем редко.

Скорее всего, о многих подобных возможностях знают и специалисты своего ИТ-подразделения, только ведь кроме знаний нужен ещё и опыт, и соответствующее оборудование с софтом, а вот с этим чаще всего никак. Компания SoftLine так видит все процессы, связанные с печатью.

Какой аутсорсинг печати предлагают на российском рынке. Статья Владислава Боярова.

Иногда переход на аутсорсинг сравнивают с вступлением в брак – шаг серьёзный, перспективы рисуются радужными, но только оправдываются не всегда. Надо сказать, что любое сотрудничество, это вопрос не только технический, сторонам важно понимать, чего ожидать друг от друга и уметь решать возникающие (куда же без них) проблемы. Поэтому иногда стороны прибегают к современному способу – попробовать, приглядеться, то есть сделать пилотный проект. Отдают на аутсорсинг какую-то часть на какое-то время, при этом обе стороны внимательно мониторят – что же получилось. Поставщику нужно убедиться, что объёмы печати соответствуют заявленным, и оборудование работает в наиболее экономичном режиме – особенно важно это при предоставлении принтеров в аренду. Для заказчика – что печать работает без сбоев.

Поставщик никогда не скажет об этом прямо, но ему точно будет приятно, если заказчик подстрахуется (будет иметь свой запас картриджей, а в штате останутся сотрудники, способные хотя бы достать застрявшую бумагу), а значит, по сути, подстрахует и его. Да и заказчику интересно, чтобы не было простоев, так что интерес здесь общий.

К заправкам картриджей компании, предлагающие аутсорсинг, относятся крайне негативно, точнее, полностью отказываются от этой процедуры. Только замена на новые. Если по настоятельным просьбам заказчика эти картриджи «совместимые» (то есть изготовленные не той компанией, которая изготовила принтер), то поставщик проводит испытания для выбора оптимального варианта, ибо выезд инженера, вызванный некачественным картриджем, сводит на нет всю экономию. Бывают проблемы, связанные с манипуляциями картриджами персоналом заказчика. На этот случай многие вендоры предлагают привязку картриджа к конкретному принтеру, чтобы работал только на нём, но на практике это палка о двух концах – часто такая привязка не даёт произвести необходимые действия.

Как уже было сказано, минимальное участие сервисной компании в оптимизации затрат на печать может заключаться в проведении аудита и выдаче рекомендаций. По результатам аудита заказчик сам закупает оборудование и запускает его, при необходимости привлекая сторонний сервис только для выполнения наиболее сложных операций. Дальнейшее обслуживание сторонней компанией заключается в поставке картриджей и устранению возникающих неисправностей – с остальным справляется собственными силами.

Такой подход будет эффективным в тех случаях, если в штате есть универсальные системные администраторы, которым загруженность позволяет заниматься заодно текущим обслуживанием.

Середина – полное обслуживание оборудования заказчика с поставкой расходных материалов и контролем за процессом печати. Бывает, что в штате нет достаточного количества сисадминов, а увеличивать штат запрещено инструкциями. Бывает, что закупка расходных материалов обставлена государственными законами или положениями компании так, что превращается в целую эпопею, а картриджи нужны срочно. В этих и подобных случаях контракт решает все организационно-финансовые вопросы.

Какой аутсорсинг печати предлагают на российском рынке. Статья Владислава Боярова.

Вариант «сервис + картридж» используется как первая ступень взаимодействия, поставка картриджей упакована внутрь контракта, но оплачивается по факту. Вместо вызова мастера при возникновении неисправности и оплаты конкретно выполненной работы – усреднённая оплата. Этот фиксированный платёж легко сравнить с предыдущими затратами на ремонт, к тому же, если до этого исполнитель не создавал умышленно поводов для ремонта, то и «физический» объём услуг не должен измениться.

Вариант «база + стоимость отпечатка» применяется, когда поставщик устанавливает собственное оборудование – полностью или вместе с оборудованием заказчика. Здесь у заказчика с одной стороны появляется риск заплатить слишком большую аренду за оборудование, которое недостаточно используется, с другой – исполнитель тоже не может брать все риски на себя. Кроме того, лучше уж переплатить за ненужную аренду, от которой всегда можно отказаться, чем за покупку оборудования.

«Стоимость за отпечаток» идеальна для заказчика, но исполнитель пойдёт на такой договор только в том случае, если есть уверенность в определённых объёмах печати. Иначе смысла в установке оборудования нет никакого.

«Поуровневая оплата», скорее всего, будет востребована, если процесс заключения договора предельно забюрократизирован, и для ИТ-службы заказчика слишком сложно проходить все круги, объясняя, почему в этом месяце надо заплатить именно столько. Риск максимальный и обоюдный: в случае простоя принтерного оборудования поставщик получит оплату ни за что, если же напечатано будет неожиданно много, это превышение печати окажется бесплатным для заказчика.

Что касается выбора поставщика, здесь всё очень непросто. Потому что до сих пор существуют компании, которые всё делают сами, в том числе и очень экзотические операции. В одной из старейших компьютерных компаний Оргпанорама до сих пор сидят мастера на все руки: там мне не только заправляли картриджи, но однажды даже отремонтировали флешку. Выпаяли из платы микроскопического размера конденсатор и впаяли новый, после чего флешка заработала. Но есть и такие компании, как упомянутая уже AxusPrintService из группы компаний AXUS, которая успешно работает во многих регионах России, в том числе и через своих субподрядчиков, обучение который является важным направлением деятельности. Компания Softline, как и AXUS, является «зонтичным брендом» с хорошей рыночной репутацией - с одной стороны это предполагает, что заказчик не нарвётся на неумех или шарлатанов, с другой не гарантирует, что такой выбор будет наилучшим – рядом с вами может находиться вполне достойная компания, большим преимеществом которой будет как раз территориальная близость. Поэтому, наверное, здесь всё как всегда: при слабом опыте и знании рынка лучше полагаться на размер и репутацию компании, а если опыт и знания есть, то тут уже и советы не нужны.

----

Мы все учили понемногу…

Мы все учили понемногу… Статья Владислава Боярова. 17.07.2019 г.

Компьютеры HP: ось Z

Уроки Груши

Уроки Груши. Статья Владислава Боярова. 19.06.2019 г.